Frankiermaschine - Informationen und Angebote

Bereits seit über 80 Jahren benutzen Firmen zur Frankierung ihrer Post Frankiermaschinen. Noch vor zehn Jahren funktionierte ein Großteil dieser Maschinen mechanisch, heute gibt es allerdings fast nur noch digitalisierte Frankiermaschinen, der technologische Fortschritt ist somit auch bei den Frankiermaschinen erkennbar. Die einfachen Geräte, die vor Jahren von den meisten kleinen Gewerbetreibenden häufig benutzt wurden, waren noch mechanische Handgeräte. Hier mussten das Datum und der Wert der Marke per Hand an einem Rädchen eingestellt werden. Der Stempel wurde über den Brief oder einem Streifen Klebepapier gerollt. Die modernen Geräte erledigen heutzutage den größten Teil der Arbeit und zwar das Wiegen sowie das Stempeln der Geschäftspost automatisch. Die Bedienung dieser Geräte erfolgt einfach über ein Display. Für viele Firmen sowie Gewerbetreibende ist eine Frankiermaschine weiterhin die rationellste Form zum Frankieren der täglichen Ausgangpost.

Vereinfacht wurde auch das Aufladen der Frankiermaschinen. Musste früher ein Mitarbeiter mit der Frankiermaschine zur Post gehen und das Gerät mit Bargeld für Porto aufladen lassen, so kann das Aufladen heutzutage telefonisch oder per Abbuchung erfolgen. Durch die neue Technik ist das Frankieren der Ausgangspost noch einfacher geworden. Außerdem kann mit einer Frankiermaschine Werbung für das Unternehmen gemacht werden. Die Stempel der Geräte können durch ein modernes Layout mit dem Logo der Firma versehen werden, so kann der Empfänger anhand des Poststempels sofort erkennen, wer der Absender ist. Wer gern anerkannte, internationale Klimaschutzprojekte unterstützen möchte, kann es mit einem Frankierabdruck, dem GoGreen-Label machen. Dieser Abdruck ist zusätzlich zum eigenen Werbeklischee möglich. In diesem Fall muss allerdings bei der Deutschen Post ein Antrag auf den CO2-neutralen Versand gestellt werden. Einige neue sowie moderne Frankiermaschinen werden bereits mit dem GoGreen-Label ausgeliefert. Die Werbung kann leicht durch einen Klischeewechsel verändert werden, so kann eine Firma zu Festtagen wie zum Beispiel zu Weihnachten oder zu Jubiläen individuelle Motive einsetzen.

Diese Art des Frankierverfahrens ist für alle Firmen, die täglich Post verschicken müssen, eine rationelle sowie bequeme Lösung. Das tägliche Bekleben der Ausgangspost mit Briefmarken entfällt. Frankiermaschinen werden in vielen Größen angeboten, die auf den Bedarf der jeweiligen Sendungsmengen abgestimmt werden können. Auch Einschreiben können von einigen Modellen frankiert werden, hier wird ein Strichcode für die Zusatzleistung aufgebracht. Für große Betriebe werden Geräte mit Wiegefunktion sowie einem automatischen Einzug angeboten, selbst eine Kostendarstellung gehört zum Umfang der Frankiermaschinen.

Natürlich müssen auch heute noch alle Frankiermaschinen für das Frankierverfahren von der Deutschen Post zertifiziert werden. Sie erhalten von der Deutschen Post die FRANKIT® Zulassung. An dem FRANKIT® Logo sind diese Frankiermaschinen sofort erkennbar. Schon dadurch kann der Kunde sicher sein, dass alle Maschinen bei der Druckqualität sowie bei der Frankierung einen sehr hohen Anspruch erfüllen müssen. Der Markt an Frankiermaschinen ist recht groß, es werden viele Geräte von diversen Herstellern angeboten. Die Frankiermaschinen können bei einem der vielen Anbieter gekauft, geleast oder gemietet werden. Der Originalauftrag wird an die Deutsche Post gesendet, die dann für die Rahmenbedingungen des Vertrages und zwar für die Bezahlung des Portos sowie die Nutzung der Frankiermaschine zuständig ist.

Vor dem Kauf einer Frankiermaschine, sollte sich der Käufer darüber im Klaren sein, wie hoch die täglichen oder monatlichen Ausgaben für das Frankieren der Post sind. Auch sollte dabei berücksichtigt werden, ob es Tage gibt, an denen durch den Anfall von Aktionspost wie zum Beispiel Mailings oder Rechnungen die Kosten höher sind. Bei der Überlegung sollten auch die Sendungsarten oder Formate der Sendungen mit einbezogen werden. Außerdem sollte darüber nachgedacht werden, ob beim Frankieren zusätzlich ein Werbemotiv der eigenen Firma auf dem Umschlag gedruckt werden soll. Sicher ist es empfehlenswert, wenn das Unternehmen viel Post mit unterschiedlichem Inhalt versendet, darüber nachzudenken, ob die Frankiermaschine zusätzlichen Service wie zum Beispiel eine Wiegefunktion besitzen sollte. Für große Unternehmen ist sicher eine Kostenstellenverwaltung sehr wichtig. Bereits ab zehn Sendungen, die täglich verschickt werden müssen, lohnt sich die Anschaffung einer Frankiermaschine.

Frankiert werden können mit einer Frankiermaschine alle Briefsendungen und zwar nationale sowie internationale Sendungen, auch viele Zusatzleistungen wie zum Beispiel Einschreiben sind möglich. Allerdings gibt es zwei Ausnahmen, Nachnahmen und Postwurfsendungen müssen nach wie vor zur Post gebracht werden. Auch Antwort- oder Rücksendungen können mit einer Frankiermaschine vorfrankiert werden. Diese Briefe müssen allerdings als Antwortsendung deklariert werden. Es ist der einzige mit einer Frankiermaschine frankierte Brief, der nicht datumsabhängig bei der Post abgegeben werden muss. Allerdings müssen hier bestimmte Kriterien erfüllt werden. Oberhalb der Anschrift muss der Vermerk “Antwort“ hervortreten. Es dürfen nur normale Briefumschläge, keine Fensterbriefumschläge verwendet werden. Außerdem muss die Rücksendeanschrift angegeben sein.

Vorgeschrieben ist die Farbe des Frankierabdrucks, er muss in blauer Farbe in die Frankierzone einer Sendung angebracht werden. Damit eine hohe Druckqualität gewährleistet ist, hat die Deutsche Post ein Zertifizierungsverfahren für die Tinte, die verwendet werden darf, eingeführt. Diese Tinten, auch alternative Tinten sind mit einem Zertifikatssiegel der Deutschen Post versehen und leicht zu erkennen.

Heutzutage wird der geladene Portobetrag normalerweise von der Deutschen Post per Lastschrift vom Konto des Kunden eingezogen, damit erübrigt sich der Gang zu Post, um Porto nachzuladen. Die Deutsche Post gewährt einen Prozent Ermäßigung, wenn der Kunde mehr als 200 Euro nachlädt. Die Frankierung der Post erfolgt netto, also umsatzsteuerfrei. Für Produkte, die umsatzpflichtig sind, wie zum Beispiel Infopost oder internationale Briefe zum Kilotarif, wird die Umsatzsteuer nachträglich bei der Produkteinlieferung berechnet und belastet. Sollte durch Versehen ein Brief falsch frankiert worden sein, kann sich der Kunde den Betrag erstatten lassen. Dazu muss der falsch frankierte Umschlag mit einem ausgefüllten Erstattungsformular bei der Post eingereicht werden.

Die frankierte Post kann bei allen Annahmestellen der Post, die von der Deutschen Post autorisiert wurden, abgegeben werden. Kleinere Mengen Post können in speziell dafür vorgesehene sowie angebotene große rote Umschläge gesteckt werden und in jeden Briefkasten geworfen werden. Die Deutsche Post kassiert für die Nutzung der Frankiermaschine keine Gebühren. Es fallen lediglich die Kosten für den Kauf, für die Miete oder für die Leasinggebühren des Herstellers oder Fachhändlers an.

Bereits die kleinste Frankiermaschine frankiert bis zu 15 Briefe in der Minute. Sie wiegt die Briefe bis zu zwei Kilo vollautomatisch und der Kunde kann flexible Textnachrichten verfassen. Die Bedienung ist sehr einfach. Das etwas größere Modell frankiert schon 30 Briefe in der Minute und kann nur mit einer Zugangsberechtigung durch eine Chipkarte benutzt werden. Diverse Werbemotive sind speicherbar und ein Zusatztext wie zum Beispiel GoGreen ist auch möglich. Post bis zu drei Kilogramm wird automatisch gewogen. Außerdem besitzt die Frankiermaschine eine Posteingangsstempelfunktion. Somit kann auch die eingehende Post schnell und unkompliziert mit einem Eingangsstempel versehen werden. Außerdem kann das Porto unter neun Kostenstellen aufgeteilt werden. Diese beiden Geräte sind klein und nehmen kaum Platz in Anspruch.

Für große Unternehmen und somit für die Poststelle dieser Unternehmen geeignet sind die größeren Frankiermaschinen. Das GoGreen-Logo ist bei diesen Geräten bereits integriert und die Portokosten können auf bis zu 200 Kostenstellen verteilt werden. Bis zu 125 Briefe können in der Minute frankiert werden. Kurzwahlspeicher, speicherbare Werbemotive sowie Zusatztexte gehören zur Ausstattung der Frankiermaschinen. Die Modelle haben Kurzwahlspeicher und Zugangsberechtigungen, die über eine Chipkarte gesteuert werden. Erweiterbar ist die Frankiermaschine mit vielen zusätzlichen Bausteinen und zwar mit einer Waage, einer vollautomatischen Zuführung sowie einem halbautomatischen oder automatischen Briefschließer. Angeschlossen werden kann das Gerät zur Kostenkontrolle an eine Kostenstellensoftware. Noch mehr leisten die großen High-Tech-Frankiermaschinen, die auch für große Poststellen geeignet sind. Sie haben eine automatische Zuführung, Briefschließer, eine dynamische Waage, Streifengeber sowie viele zusätzliche Features, die die Arbeit der Mitarbeiter in der Poststelle erleichtern. Durch Frankiermaschinen ist natürlich die Zeit- sowie die Kostenersparnis bei einer Firma sehr hoch.